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INDICADORES
EN MANTENIMIENTO
Uno de los problemas a los que se
enfrenta un responsable de mantenimiento que quiere mejorar los
resultados del departamento a su cargo es que debe MEDIR la
evolución de los aspectos más importantes que
definen o determinan la calidad de su trabajo. ¿pero cuales
son esos indicadores? ¿Qué parámetros
determinan que el trabajo de un departamento se está
haciendo bien o mal?
por Santiago
García Garrido
Indice:
- Indices de
Disponibilidad
- Indicadores de
Gestión de Órdenes de Trabajo
- Indices de
proporción de tipo de mantenimiento
- Indices de Gestión
de Almacenes y Compras
- Índices de
Seguridad y Medio Ambiente
Datos
e
información útil
Un sistema de procesamiento es
aquel que convierte datos en información útil
para tomar decisiones. Para
conocer la marcha del departamento de mantenimiento, decidir si debemos
realizar cambios o determinar algún aspecto concreto,
debemos definir una serie
de parámetros que nos permitan evaluar los resultados que se
están obteniendo
en el área de mantenimiento. Es decir: a partir de una serie
de datos, nuestro
sistema de procesamiento debe devolvernos una información,
una serie de
indicadores en los que nos basaremos para tomar decisiones sobre la
evolución
del mantenimiento.
Una de las cosas
que debemos definir es, pues, cuales serán
esos indicadores. Hay que tener cuidado en la elección, pues
corremos el riesgo
de utilizar como tales una serie de números que no nos
aporten ninguna
información útil. Corremos el riesgo de tomar
datos, procesarlos y obtener a
cambio otros datos.
Imaginemos el caso de elegir la
disponibilidad de equipos
como un indicador. Si listamos todas las paradas de cada uno de los
equipos de
la planta, la fecha y hora en que han ocurrido y su
duración, la lista
resultante serán datos, pues tal y como se nos presenta no
podemos tomar
decisiones basándonos en ella.
Si ahora procesamos esta lista, sumando
los tiempos de
parada de cada equipo y calculando el tiempo que han estado en
disposición de
producir, obtenemos una lista con la disponibilidad de cada equipo. En
una
planta industrial con, por ejemplo, 500 equipos, esta lista
contendrá de nuevo
datos, no información. Como mucho, contendrá algo
de información mezclada con
muchos datos.
Si en esa lista agrupamos los equipos por
líneas, áreas,
zonas, etc., y procesamos los datos de manera que obtengamos la
disponibilidad
de una de las líneas, áreas o zonas en su conjunto,
el
nuevo listado ahora sí contendrá
información. Esta información nos
permitirá,
tras un análisis más o menos rápido,
tomar decisiones acertadas sobre las
actuaciones que debemos realizar para mejorar los resultados.
A continuación se describen los
indicadores más usuales que
se emplean en un departamento de mantenimiento. Insisto en el hecho de
que
no todos son necesarios: entre todos ellos habrá que elegir
aquellos que sean
realmente útiles, aquellos que aporten
información, para evitar convertirlos en
una larga lista de datos. Además, hay que tener en cuenta
que en la mayoría de los casos es necesario adaptarlos a
cada planta concreta, efectuando pequeñas modificaciones que
hagan que los indicadores seleccionados estén perfectamente
adaptados a las necesidades concretas de información de una
planta.
Cuando se dispone de un sistema GMAO,
el
cálculo de estos indicadores suele ser bastante
más rápido. Debemos tener la
precaución de automatizar su cálculo, generando
un informe que los contenga
todos. Una ventaja adicional es que, una vez automatizado, podemos
generar
informes con la periodicidad que queramos, con un esfuerzo
mínimo.
En caso de que el Sistema de
Información sea el soporte
papel, para el cálculo de estos indicadores es conveniente
desarrollar pequeñas
aplicaciones (una hoja de cálculo puede ser suficiente) para
obtener estos
índices. En este caso hay que seleccionar mucho
más cuidadosamente los
indicadores, pues es más costoso calcularlos.
Además la frecuencia con que los
obtengamos deberá ser menor.
Es importante tener en cuenta que no
sólo es valioso conocer
el valor de un indicador o índice, sino también
su evolución. Por ello, en el
documento en el que expongamos los valores obtenidos en cada uno de los
índices
que se elijan deberíamos reflejar su evolución,
mostrando junto al valor actual
los valores de periodos anteriores (meses o años anteriores)
para conocer si la
situación mejora o empeora. También es importante
fijar un objetivo para cada
uno de estos índices, de manera que la persona que lea el
documento donde se
exponen los valores alcanzados en el periodo que se analiza comprenda
fácilmente
si el resultado obtenido es bueno o malo. En resumen, junto al valor
del
índice, deberían figurar dos informaciones
más:
-
Valor de
índice en periodos anteriores
-
Objetivo
marcado
1.
Disponibilidad
total
Es
sin duda el indicador más importante en mantenimiento, y por
supuesto, el que más posibilidades de 'manipulación'
tiene. Si se calcula correctamente, es muy sencillo: es
el cociente de dividir el nº de horas que un equipo ha estado
disponible para
producir y el nº de horas totales de un periodo:
En plantas que estén dispuestas
por líneas de producción en
las que la parada de una máquina supone la
paralización de toda la línea, es
interesante calcular la disponibilidad de cada una de las
líneas, y después
calcular la media aritmética.
En plantas en las que los equipos no
estén dispuestos por
líneas, es interesante definir una serie de equipos
significativos, pues es
seguro que calcular la disponibilidad de absolutamente todos los
equipos será
largo, laborioso y no nos aportará ninguna
información valiosa.
Del
total de equipos de la planta, debemos seleccionar aquellos que tengan
alguna
entidad o importancia dentro del sistema productivo.
Una vez obtenida la disponibilidad de cada
uno de los
equipos significativos, debe calcularse la media aritmética,
para obtener la
disponibilidad total de la planta.
2.
Disponibilidad
por averías
Es el mismo
índice anterior pero teniendo en cuenta tan solo
las paradas por averías, las intervenciones no programadas:
La disponibilidad por avería no tiene en cuenta, pues, las
paradas programadas de los equipos.
Igual que en el caso
anterior, es conveniente calcular la
media aritmética de la disponibilidad por avería,
para poder ofrecer un dato
único.
3.
MTBF
(Mid Time Between Failure, tiempo medio entre fallos)
Nos permite conocer la frecuencia con que
suceden las
averías:
4.
MTTR
(Mid Time To Repair, tiempo medio de reparación)
Nos permite conocer la
importancia de las averías que se
producen en un equipo considerando el tiempo medio hasta su
solución:
Por simple cálculo
matemático es sencillo deducir que:
5.
Nº de
Órdenes de trabajo generadas en un periodo determinado
Es discutible si el número de
órdenes de trabajo es un
indicador muy fiable sobre la carga de trabajo en un periodo, ya que
100
órdenes de trabajo de una hora pueden agruparse en una sola
orden de trabajo
con un concepto más amplio. No obstante, dada la sencillez
con que se obtiene
este dato, suele ser un indicador muy usado. La información
que facilita este
indicador es más representativa cuanto mayor sea la cantidad
media de O.T que genera
la planta. Así, es fácil que en una planta que
genera menos de 100 O.T. de
mantenimiento mensuales la validez de este indicador sea menor que una
planta
que genera 1000 O.T.
Además, es posible
estimar el rendimiento de la plantilla a partir del número
de órdenes de trabajo.
6.
Nº de
Órdenes de trabajo generadas por sectores o zonas
Igual que en el caso anterior, solo la
sencillez de su
cálculo justifica emplear esta indicador.
7.
Nº de
Órdenes de trabajo acabadas
Suele ser útil conocer cual es
el número de Ordenes de
trabajo acabadas, sobre todo en relación al
número de órdenes generadas. Es muy
importante, como siempre, seguir la evolución en el tiempo
de este indicador
8.
Nº de
Órdenes de trabajo pendientes
Este indicador nos da una idea de la
eficacia en la
resolución de problemas. Es
un indicador abosultamente imprescindible, junto con los indicadores de
disponibilidad, los de coste o el de emergencias. Es
conveniente distinguir entre las O.T que están
pendientes por causas ajenas a mantenimiento (pendientes por la
recepción de un
repuesto, pendientes porque producción no da su
autorización para intervenir en
el equipo, etc) de las debidas a la acumulación de tareas o
a la mala
organización de mantenimiento.
Por ello, es conveniente dividir este
indicador en otros
tres:
8.1.
Pendientes
de repuesto
8.2.
Pendientes
de parada de un equipo
8.3.
Pendientes
por otras causas
9.
Nº de
Órdenes de trabajo de Emergencia (prioridad
máxima)
Una referencia muy importante del estado
de la planta es el
número de O.T de emergencia que se han generado en un
periodo determinado. Si
ha habido pocas o ninguna, tendremos la seguridad de que el estado de
la planta
es fiable. Si por el contrario, las ordenes de prioridad
máxima que se generan
son muchas, se podrá pensar que el estado de la planta es
malo. Como siempre,
es igualmente importante observar la evolución de este
indicador respecto a
periodos anteriores.
10.
Horas
estimadas de trabajo pendiente
Es la suma de las horas
estimadas en cada uno de los
trabajos pendientes de realización. Es un
parámetro más importante que el nº de
órdenes pendientes, pues nos permite conocer la carga de
trabajo estimada por
realizar.
11.
Indice
de cumplimiento de la planificación
A pesar
de que resulta muy lógico el empleo de este indicador, en
realidad son muy pocas las plantas que lo tienen implementado.
Es la
proporción de órdenes que se acabaron en la fecha
programada o con
anterioridad, sobre el total de órdenes totales. Mide el
grado de acierto de la
planificación.
12.
Desviación
media del tiempo planificado
Es el cociente de dividir la suma de horas
de desviación
sobre el tiempo planificado entre el nº total de
órdenes de trabajo
Puede haber dos versiones:
a)
Desviación
media sobre el momento de finalización. Cociente de dividir
la suma del nº de
horas en que se ha rebasado cada una de las órdenes sobre el
momento estimado
de finalización:
b)
Desviación
media de las horas/hombre empleadas en un O.T. sobre las horas/hombre
previstas:
13.
Tiempo
medio de resolución de una O.T.
Es el cociente de dividir el nº
de O.T. resueltas entre el
nº de horas que se han dedicado a mantenimiento:
Aunque
los costes no parecen en principio un indicador habitual para
mantenimiento, nada está más alejado de esa
realidad. El coste, junto con la disponibilidad, son los dos
parámetros que el responsable de mantenimiento maneja
constantemente, y eso es porque la información que le
aportan es determinante en su gestión.
La cantidad de índices que
hacen referencia a los costes del
departamento de mantenimiento es inmensa. Aquí se exponen
algunos que pueden
resultar prácticos.
14. Coste de la Mano de Obra por secciones
Si la empresa se divide
en zonas o secciones, es conveniente
desglosar este coste para cada una de las zonas o secciones. Si
éstas tienen
personal de mantenimiento permanente, el coste será el del
personal adscrito a
cada una de ellas. Si se trata de un departamento central, el coste por
secciones se calculará a partir de las horas empleadas en
cada una de las
intervenciones.
15. Proporción de coste de la Mano de Obra de Mantenimiento
Es el cociente de dividir el nº
total de horas empleadas en
mantenimiento entre el coste total de la mano de obra:
16.
Coste
de materiales.
Se pueden hacer tantas subdivisiones como
se crea
conveniente: por secciones, por tipo (eléctrico,
mecánico, consumibles,
repuestos genéricos, repuestos específicos, etc.)
17.
Coste
de subcontratos
También pueden hacerse las
subdivisiones que se considere
oportunas. Algunas subdivisiones comunes suelen ser:
-
Subcontratos
a fabricantes y especialistas
-
Subcontratos
de inspecciones de carácter legal
-
Subcontratos
a empresas de mantenimiento
genéricas
18.
Coste
de medios auxiliares
Es la suma de todos los medios auxiliares
que ha sido
necesario alquilar o contratar: grúas, carretillas
elevadoras, alquiler de
herramientas especiales, etc.
Con todos los índices referentes a costes puede prepararse
una Tabla de Costes, como la que se muestra en la figura adjunta. En
ella
pueden visualizarse con rapidez todos gastos de mantenimiento de la
planta, divididos
en conceptos y en secciones. Presentarlos de esta manera
facilitará su lectura
y la toma de decisiones consecuente.
18.
Indice
de Mantenimiento Programado
Porcentaje
de horas invertidas en realización de Mantenimiento
Programado sobre
horas totales.
19.
Indice
de Correctivo
Porcentaje de horas invertidas en
realización de
Mantenimiento Correctivo sobre horas totales
Una variante de este
indicador es el cálculo del IMC sobre número de
órdenes de trabajo correctivas sobre el número
total de órdenes de trabajo. Es más sencillo,
aunque la información que proporciona es de menor calidad y
más fácilmente manipulable. De todas formas, una
y otra forma de cálculo son perfectamente válidas
para ver la situación en un momento determinado y para
estudiar la evolución de este parámetro.
El IMC es un indicador
tremendamente útil cuando se está tratando de
implementar un plan de mantenimiento preventivo en una planta en la que
no existía tal plan; también es muy
útil cuando se están implementando cambios en el
departamento; y por último, es muy interesante cuando se
trata de evaluar el trabajo de un contratista de mantenimiento en
contratos de gran alcance en los que la gestión del
mantenimiento recae en el contratista (los buenos contratistas tienen
un IMC muy bajo)
20.
Indice
de Emergencias
Porcentaje de horas invertidas en realización de O.T. de
prioridad máxima:
La importancia de este
indicador radica en que cuanto mayor sea el número de
Ordenes de Trabajo de emergencia, peor es la gestión que se
hace del mantenimiento. El caso extremo es el de plantas que no tienen
implementado ningún plan de mantenimiento preventivo, en el
que el mantenimiento se basa en 'crisis' (de ahí que a veces
se denomine 'mantenimiento de crisis'). En ellas el índice
es el 100%. Por extraño que pueda parecer son muchas las
plantas en las que este índice alcanza su valor
máximo
Una variante mas
sencilla de este índice es realizar el cálculo no
sobre horas invertidas en OT de prioridad máxima, sino en el
número de OT de prioridad máxima sobre el
número de OT total. Aunque es más
fácil de implementar y de calcular, evidentemente la
información que aporta es menos concluyente.
Los resultados de mantenimiento
se ven enormemente afectados por la eficacia de los procesos de compra
o de almacén. Estas dos áreas pueden estar dentro
de las responsabilidades de mantenimiento o puede estar gestionadas por
otros departamentos. En cualquier caso, es conveniente conocer si el
funcionamiento de estas áreas, que afectan a los resultados,
es la adecuada, y qué mejor manera que definir unos
indicadores sencillos que permitan conocer si se gestionan con
eficacia
21.
Consumo de materiales
Miden
el consumo de repuestos y consumibles en actividades
propias de mantenimiento en relación con
el consumo total de materiales. Este dato puede ser importante cuando
la planta
tiene consumo de materiales del almacén de repuesto
adicionales a la actividad
de mantenimiento (mejoras, nuevas instalaciones, etc.)
Es un índice relativamente poco
usual. Es útil cuando se
está tratando de optimizar el coste de materiales y se desea
identificar
claramente las partidas referentes a mantenimiento, a modificaciones y
a nuevas
instalaciones.
22.
Rotación
del Almacén
Es el cociente de dividir el valor de los
repuestos
consumidos totales y el valor del material que se mantiene en
stock(valor del
inventario de repuestos)
Hay una variación interesante
de este índice, cuando se
pretende determinar si el stock de repuestos y consumibles
está bien elegido.
Si es así, la mayor parte del material que consume
mantenimiento lo toma del
almacén, y solo una pequeña parte de lo comprado
es de uso inmediato. Para
determinarlo, es más útil dividir este
índice en dos:
Otra forma de conocer si el
almacén de mantenimiento está
bien dimensionado es determinando la proporción de piezas
con movimientos de
entradas y salidas. Una utilidad de este índice es
determinar que porcentaje de
piezas tienen escaso movimiento, para tratar de eliminarlas,
desclasificarlas,
destruirlas, venderlas, etc.:
23.
Eficiencia
en la cumplimentación de pedidos
Proporción entre las peticiones
de materiales a compras no
atendidas con una antigüedad superior a 3 meses y el total de
pedidos cursados
a compras
24.
Tiempo
medio de recepción de pedidos
Es la media de demora
desde que se efectúa un pedido hasta
que se recibe. Este índice se puede calcular por muestreo
(tomar al azar un
numero determinado de pedidos cursados y realizar la media
aritmética del
tiempo transcurrido desde su petición hasta su
recepción en cada uno de ellos)
o a partir del total de pedidos realizados.
25.
Indice
de frecuencia de accidentes
Indica la proporción
entre el número de accidentes con baja y el total de horas
trabajadas
26.
Indice
de jornadas perdidas
Proporción entre las horas
pérdidas por bajas laborales y
las horas trabajadas
27.
Indice
de tiempo medio de permanencia de residuos en planta
Es el tiempo medio que transcurre desde
que se genera un
residuo hasta que lo retira de la planta un gestor de residuos
autorizado.
28.
Indice
de frecuencia de incidentes ambientales
Es el cociente entre en nº de
incidentes ambientales graves
y el número de horas trabajadas:
Indices
de formación
29.
Proporción
de horas dedicadas a formación
Porcentaje de horas anuales dedicadas a
formación, sobre el
número de horas de trabajo total
30.
Proporción
de desarrollo del programa
Porcentaje
de horas de formación realizadas, sobre el total
de horas de formación programadas
Resumen de indicadores
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