El plan de mantenimiento de un hotel: Solución Software Renovefree

 Renovefree se adapta muy bien a instalaciones cuyo ítem mantenible más importante es el propio edificio. Este es el caso de hoteles, centros comerciales, hospitales, universidades, centros de congresos, etc., en los que el activo a mantener es el propio edificio y todas las instalaciones que forman parte de él. 

  

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El software RENOVEFREE es una herramienta informática desarrollada por RENOVETEC para facilitar el trabajo de mantenimiento de cualquier instalación. RENOVETEC,        empresa desarrolladora del software de gestión de mantenimiento RENOVEFREE® ha desarrollado un ejemplo completo sobre la aplicación de este software para la gestión de un hotel: cómo configurar la aplicación, cómo realizar la estructura jerárquica de activos y cómo a partir de ella generar el plan de mantenimiento pulsando un solo botón.

ESTRUCTURA JERARQUICA 

Una vez el usuario se encuentra dentro del programa RENOVEFREE, para poder generar el plan de mantenimiento de un hotel lo primero que debe asegurarse es tener la estructura jerárquica de esta instalación.  Para crear la estructura jerárquica lo primero que se debe hacer es entender muy bien cómo es el hotel a desarrollar y estructurarlo en cuatro niveles jerárquicos: áreas, sistemas, subsistemas y equipos. Antes de introducir ningún dato en la aplicación es conveniente que el usuario o administrador del  programa elabore esta estructura en un papel o pizarra, y una vez lo tenga todo claro y definido, empezar a introducir datos en la aplicación. 

Los técnicos de RENOVETEC proponen una estructura jerárquica tipo válida para muchos tipos de hoteles. El vídeo completo en el que se detalla esta estructura puede verse haciendo clic aquí.  

RENOVEFREE propone en el ejemplo detallado la siguiente estructura jerárquica (desglosada hasta el nivel subsistema) y que puede descargarse de forma gratuita desde la web del programa.

CODIFICACIÓN

La codificación de los activos es muy importante, ya que los programas de mantenimiento utilizan este código para identificar ítems, mucho más que el  nombre que se le de al activo. Para crear este código es útil respetar una serie de normas básicas de codificación:

  • Economía de código: cuanto más corto sea el código mejor
  • Dependencia: el código del ítem debe contener el código del área, sistema y/o  subsistema al que pertenece
  • Código único: cada código debe ser único, y dos ítem no pueden tener el mismo código

Representatividad: El código, en la  medida de lo posible, debe ser autoexplicativo, es decir, se debe poder deducir a partir de él a qué área, sistema o subsistema pertenece. 

 

INTRODUCCIÓN DE LA ESTRUCTURA EN EL SISTEMA

Para crear la estructura jerárquica en el programa se puede hacer de dos maneras. Una de ellas es introducirlo manualmente, ya sea de acuerdo con su función (estructura funcional) o por ubicación geográfica de los equipos que conforman la instalación. Se introducen uno a uno, indicando para cada uno de ellos al menos los datos que son obligatorios. 

Pero claro, cuando hay que introducir cientos o miles de ítem, ir uno a uno resulta largo y tedioso. RENOVEFREE incorpora la opción de ‘carga masiva’, en la que a través de hojas de cálculo tipo Excel ® puede introducirse una gran cantidad de activos de forma muy rápida.  La estructura que debe tener cada uno de los archivos a cargar de forma masiva puede verse en el video indicado anteriormente.

Para poder visualizar la estructura jerárquica de la instalación una vez introducida, el usuario debe dirigirse a la parte superior del programa, en la opción ‘Equipo’ - ‘Estructura jerárquica por función’, donde puede desglosar cada uno de las áreas, sistemas, subsistemas y equipos creados. 

GENERAR EL PLAN DE MANTENIMIENTO

Una vez que el usuario tiene generada la estructura jerárquica ya puede generar el plan de mantenimiento.  Para ello, el software RENOVEFREE tiene precargados una serie de protocolos de mantenimiento, que incluyen todas las tareas programadas a realizar en equipos dependiendo del tipo de equipo que se trate. El programa dispone de más de 100 protocolos de mantenimiento, entre los cuales están: edificación, equipos mecánicos rotativos, hoteles, medios de elevación… 

Una vez que el usuario haya modificado los protocolos precargados y/o haya creado los que le interese, deberá Indicar en cada ítem mantenible qué protocolo en concreto tendrá que aplicar.  

Ya realizada la asignación, generar el plan de mantenimiento es muy sencillo: basta con dirigirse al menú inicial: ‘Plan de Mantenimiento— ‘Elaborar plan de mantenimiento’. En la nueva ventana emergente, en la parte superior derecha, aparece un botón denominado: ’Generar el plan de mantenimiento’. El usuario ha de ser paciente, deberá esperar un par de minutos a que el programa cargue el plan de mantenimiento con todas las tareas que se han asignado a cada equipo.

A continuación aparecerán dos tablas. En la tabla superior se muestran: 

  • Las diferentes gamas que contiene el plan de mantenimiento. 
  • La especialidad del técnico o la persona que va a realizar la tarea de mantenimiento en la gama.
  • La frecuencia se va a realizar este mantenimiento al equipo.
  • La fecha de realización en la que se va a hacer el mantenimiento. 
  • El tiempo estimado que tarda la persona encargada en realizar la tarea de mantenimiento,
  • El tiempo de preparación que va a tomar el trabajador para realizar la tarea.

En la tabla inferior aparecen todas las tareas correspondientes a la gama seleccionada. Es decir, todas las tareas que forman parte del mantenimiento que se le va a dar a esta gama en concreto. 

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