GAMAS DE MANTENIMIENTO Y PUESTA EN MARCHA DEL PLAN DE MANTENIMIENTO

Agrupación de las tareas de mantenimiento en gamas de mantenimiento

Una vez elaborada la lista de tareas que compondrán el plan de mantenimiento, según se ha detallado en los apartados anteriores, es conveniente agruparlas, a fin de facilitar su ejecución. La agrupación de tareas, también denominadas gamas de mantenimiento, puede hacerse teniendo en cuenta los siguientes aspectos

• Tareas que deban ser realizadas por profesionales de la misma especialidad. Tendremos gamas eléctricas, mecánicas, de instrumentación, de lubricación, de ajuste, de calibración, et
• Tareas agrupadas por frecuencias de realización. Esto dará lugar a gamas diarias, semanales, mensuales, anuales, etc.

Rondas diarias

Las rondas diarias contienen tareas que se realizan fácilmente. La mayor parte de ellas se refieren a controles visuales (ruidos y vibraciones extrañas, control visual de fugas), mediciones (tomas de datos, control de determinados parámetros) y pequeños trabajos de limpieza y/o engrase. En general, todas las tareas pueden hacerse con los equipos en marcha. Son la base de un buen mantenimiento preventivo, y permiten ‘llevar al día’ la planta. En general, son llevadas a cabo por el personal de operaciones.

Por la gran cantidad de papel que generan (el 90% del total al cabo de un año), no es conveniente que estén incluidas en el sistema informático deGestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador. Es más práctico generar estas gamas de forma manual. Si se generaran a partir del sistema informático habría que completar todo el ciclo de una orden de trabajo (apertura, aprobación, carga de datos, cierre, aprobación del cierre, etc.); todo este esfuerzo no está justificado, pues genera demasiado trabajo burocrático que no añade ningún valor.

Tras la realización de todas las gamas diarias es conveniente rellenar un parte de incidencias, en el que se reflejen todas las anomalías observadas en la planta. A partir de ese parte, una persona autorizada (un mando intermedio de mantenimiento) o el propio operario encargado de realizar las rutas debe generar tantas órdenes de trabajo como anomalías haya encontrado.

Gamas semanales y mensuales

Las gamas semanales y mensuales contemplan tareas más complicadas, que no está justificado realizar a diario. Implican en algunos casos desmontajes, paradas de equipos o tomas de datos más laboriosas. Es el caso de limpiezas interiores que necesiten del desmontaje de determinados elementos, o medidas del consumo de un motor (medida de intensidad) en cuadros de acceso complicado, etc. También incluyen tareas que no se justifica realizar a diario, como los engrases.

Gamas anuales

Suponen en algunos casos una revisión completa del equipo (denominado a menudo por su término en inglés, Overhaul), y en otros, la realización de una serie de tareas que no se justifica realizar con una periodicidad menor. Es el caso de cambios de rodamientos, limpieza interior de una bomba, medición de espesores en depósitos, equilibrado de aspas de un ventilador, por citar algunos ejemplos. Siempre suponen la parada del equipo durante varios días, por lo que es necesario estudiar el momento más adecuado para realizarlas.

El plan de mantenimiento de una planta industrial pequeña o una unidad de producción dentro de otra mayor, podría constar de las gamas, rondas e inspecciones que se reflejan en la Tabla siguiente:

GAMA	RESPONSABLE DE REALIZACIÓN
Ronda diaria	Personal de operación
Inspección mensual con planta en marcha	Personal de mantenimiento
Inspección mensual con planta parada	Personal de mantenimiento habitual
Gama trimestral	Personal de mantenimiento habitual
Gama semestral	Personal de mantenimiento habitual
Gama anual	Personal habitual, reforzado con técnicos externos y subcontratas
Grandes revisiones (overhaul)	Técnicos externos especializados

Una vez redactado el plan hay que ponerlo en marcha. No es estrictamente necesario acabar de redactar el plan para poner en marcha cada una de las gamas que lo componen. Para ponerlo en marcha, es necesario tener en cuenta varias cosas:

1. Hay que asegurarse de que todo lo que se indica en él es realizable. Es muy habitual que quien redacta el plan y quien lo ejecuta sean personas distintas, con puestos distintos. Una vez redactado éste y antes de ponerlo en marcha hay que comprobar cada una de las tareas, fijando los rangos de medida que se entenderán como correctos, anotando las herramientas que son necesarias, anotando el tiempo que se necesita para llevar a cabo cada una de ellas. Hay gamas que no se podrán comprobar inmediatamente, porque impliquen paradas prolongadas del equipo. La única alternativa es esperar a que se puedan realizar, y comprobar durante su realización la idoneidad de cada una de las tareas, anotando todas las observaciones que puedan resultar interesantes.
2. Hay que designar una o varias personas que se encargarán de su realización. Cada gama debe tener un responsable para su realización, contando con recursos adicionales a los habituales, si es preciso.
3. Hay que realizar una acción formativa para la puesta en marcha de cada una de las gamas, explicando claramente el alcance de cada una de las tareas y qué hacer en caso de encontrar anomalías.
4. Durante las primeras semanas tras la puesta en marcha, hay que supervisar la realización, hablando con el personal encargado de realizarlas, y anotando sus sugerencias y comentarios. Tras los primeros días de aplicación, empezarán a surgir cambios al plan inicial. El sistema de revisión del plan debe ser suficientemente ágil para poder ir introduciendo cambios a medida que se identifiquen sus posibilidades de mejora. Los primeros cambios se referirán sobre todo a tareas que no puedan ser realizadas, a tareas que se han olvidado y que pudiera ser necesario útil realizar, a rangos de medida incorrectos, a herramientas y materiales no incluidos en la lista de cosas a preparar, a correcciones en el tiempo necesario para su realización, entre otras. Más tarde, las correcciones ser realizarán para excluir tareas que no han demostrado ser útiles o rentables, o para incluir tareas que surjan como consecuencia de averías y problemas que se hayan presentado, y que pudieran evitarse con alguna medida preventiva.
5. No es necesario poner en funcionamiento todas las gamas a la vez. Es mucho más efectivo ponerlo en marcha de forma escalonada, por periodicidades, por áreas o por frecuencias. De esta forma, se puede poner en marcha en primer lugar las rondas diarias, una vez asimiladas éstas puede continuarse por las gamas mensuales con planta en marcha, etc.

Una vez redactadas las gamas, y preferiblemente después de ponerlas en marcha y haber realizado diversas correcciones, puede ser conveniente, si se dispone de los recursos necesarios procedimientos en los que se explique como se llevan a cabo cada una de las tareas que incluyen. Es conveniente describir claramente a que elemento se refiere cada tarea (con la indicación de su código); en caso de mediciones, como se realiza esta y cuáles son los rangos aceptables; qué útiles y materiales es necesario preparar; qué precauciones hay que tener en los montajes; cuáles son los valores que debemos respetar en los reglajes de elementos; etc.

En ocasiones puede ser conveniente redactar un procedimiento por cada gama; en otras, será más conveniente agruparlas por frecuencias, por especialidades, o por áreas, y redactar un procedimiento por cada uno de los grupos resultantes.

La realización de gamas mantenimiento debe ser completada con la redacción de un informe en el que se detallen todas las anomalías encontradas y todas las reparaciones que se han efectuado o que son necesarios. En este informe se deben detallar todos los parámetros observados fuera de rango, todas las observaciones referentes a fugas, vibraciones y ruidos anómalos, fallos encontrados, y cualquier observación que pueda ser de interés. Posteriormente, una persona autorizada debe revisar este informe y emitir tantas órdenes de trabajo como anomalías se hayan detectado.

Este paso tiene una importancia trascendental. Si no se realiza un informe o al menos un resumen de conclusiones o de hallazgos durante la realización de las gamas, su efectividad disminuye enormemente

Una vez elaborado el plan de mantenimiento, es necesario planificar la realización de este plan. Planificar significa determinar cuándo y quién realizará cada una de las gamas que componen el plan.

La planificación de las gamas diarias es muy sencilla: por definición, hay que realizarlas todos los días, por lo que será necesario sencillamente determinar a qué horas se realizarán, y quién es el responsable de llevarlas a cabo.

La planificación de las gamas semanales exige determinar qué día de la semana se ejecuta cada una de ellas, y como siempre, quien será el responsable de realizarla. Es muy importante determinar con precisión este extremo. Si se elabora una gama, pero no se determina con claridad quién o quiénes son los responsables de realizarla, estaremos dejando indeterminaciones que se traducirán, casi invariablemente, en su no-realización. Para asegurar que una tarea se realizará es necesario, pues:

• Fijar quien es el responsable de realizarla
• Asegurarse de que en el momento en que tenga que realizarla no tendrá otra tarea que realizar.

Las gamas mensuales son algo más difíciles de programar, y en general, tendremos que hacerlo con cierto margen. Puede ser conveniente, por ejemplo, programar la semana del mes en que se realizará cada gama mensual, permitiendo que, a medida que se acerque la fecha de realización, pueda programarse con más exactitud.

Las gamas anuales también deben programarse igualmente con margen de maniobra, mayor incluso que el anterior. En este caso, puede ser conveniente programar tan solo el mes en que se realizará la gama anual de los equipos que componen la planta.

Si se dispone de un programa informático de gestión de mantenimiento (GMAO), esta tarea es conveniente hacerla igualmente sobre soporte papel, y después transferir los datos al programa